Fojhunprojects

بسمه تعالي

شرکت فوژان اکسوم با چندین سال سابقه ارایه خدمات در ارتباط با تهیه آرشیو دیجیتال و میکروفیلم از اسناد و مدارک موسسات دولتی، در راستای اجرای دستور العمل ماده 39 قانون دیوان محاسبات کشور و اصلاحیه مورخ 9/10/1387 کمیسیون برنامه و بودجه و محاسبات مجلس شورای اسلامی و همچنین با عنایت به بند6-1-6 شیوه نامه نحوه نگهداری، میکروفیلم، امحا اسناد و مدارک مالی آمادگی ارایه مشاوره و خدمات اسکن و میکروفیلم را دارد.

همانگونه که در شیوه نامه مذکور تصریح شده، این اقدام در راستای کاهش هزینه های ناشی از نگهداری اسناد و افزایش بهروری نیروی انسانی می باشد.

فایل شیوه نامه مذکور از اینجا قابل دریافت میباشد.

شرکت فوژان اکسوم دارای مجوز اسکن و میکروفیلم اسناد مالی از دیوان محاسبات کشور میباشد و این شرکت نماينده پيشرفته ترين سازندگان وعرضه كنندگان سيستمهاي مديريت اطلاعات واسناد شامل: اسكنرهاي اسناد و مدارك(Document Scanner)، اسكنرهاي نقشه و ليتوگرافي، اسكنرهاي ميكروفيلم، نوارهاي مغناطيسي(Tape Drive & Tape Cartridge)،سیستمهای ذخیره سازی اطلاعات و تهیه فایل پشتیبان (Tape loader)و مجري سيستمهاي بايگاني اسناد، سيستمهاي دبيرخانه بدون گردش كاغذ (Paperless)،سیستم های میکروفیلم نگار و خدمات اسکن در ايران میباشد.

كادر تخصصي و مجهز نيروي انساني اين شركت با استفاده از امكانات فني، سالهاست كه در زمينه آرشیو الکترونیکی فعاليت دارد.

از سوالاتی كه در ذهن مشتریان سیستم های آرشیو وجود دارد، میزان ماندگاری، امنیت و سندیت اطلاعات مكانیزه یا اسناد اسکن شده است. با پیشرفت تكنولوژی امنیت و ماندگاری آرشیوهای الكترونیك به میزان مطلوبی رسیده و تكنولوژی دیسك های نوری (WORM) كمك شایانی در این امرنموده است. ولی هنوز اسناد اسکن شده فاقد سندیت قانونی بوده و محاکم قضایی میکروفیلم سندی که به تایید مراجع ذیصلاح رسیده باشد را قبول دارند.

نکته مهم: هیچ گاه نباید مکانیزاسیون و بایگانی الکترونیکی توسط اسکنر را با سندیت و یا سندیت را با مکانیزاسیون اشتباه گرفت، بلکه از تلفیق هر دو میتوان سندیت و مکانیزاسیون را با هم داشت. برخی بر این باورند که درصورت مکانیزاسیون سیستم بایگانی سندیت از بین میرود و بدین جهت خواهان ادامه سیستم دستی میباشند. البته سندیت موضوع مهمی است، ولی اشغال فضای فیزیکی، به هدر رفتن نیروی انسانی، پایین آمدن سرعت و راندمان کار حاصل سیستم دستی است.

سندیت اسناد معمولی مهم نبوده و فقط اسناد مالی و تاریخی است که سندیت آنها دارای اهمیت میباشد که درصد کمی از اسناد یک سازمان را شامل میشود.

مشکل سندیت اسناد اسکن شده به دو روش زیر قابل حل میباشد :

1-اسکن اسناد، فهرست بندی در نرم افزار، بسته بندی و انتقال اصل اسناد به انبار و جانمایی اسناد منتقل شده به انبار در نرم افزار مدیریت اسناد.

2-اسکن اسناد، فهرست بندی در نرم افزار، تهیه میکروفیلم، بسته بندی و انتقال اصل اسناد به انبار، دریافت تایید میکروفیلم و مجوز امحا از دیوان محاسبات کشور (جهت اسناد مالی دولتی).

شرکت فوژان اکسوم دارای مجوز اسکن و تهیه میکروفیلم از دیوان محاسبات کشور بوده و آماده ارایه خدمات و فروش سیستم اسکن و میکروفیلم به کلیه سازمانها میباشد .

نکته مهم: صدور مجوز و عملیات امحا اسناد فقط توسط دیوان محاسبات کشور انجام خواهد شد و هیچ مرجع دیگری صلاحیت امحا اسناد را ندارد.

مشكل: سیستم آرشیو الکترونیکی برای بعضی از سازمان ها فاقد سندیت است و سیستم دستی و میكروفیلم فاقد بازیابی ولی سیستم میكروفیلم دارای سندیت و عمر آرشیو مناسب (500 سال در صورت ظهور و ثبوت مطلوب) می باشد.